Tìm hiểu về nhân viên xuất nhập khẩu nhưng bạn lại muốn làm tại vị trí nhân viên chứng từ Xuất Nhập khẩu. Nhưng bạn lại chưa có hiểu biết làm việc tại vị trí Chứng từ Xuất nhập khẩu, cần những hiểu biết và làm việc như thế nào, bài viết này sẽ giúp các bạn đưa ra những quyết định phù hợp nhất và quyết định xem bản thân có phù hợp với nghề không mới có tinh thần theo đuổi nghề được.
- Xem thêm: Nên học xuất nhập khẩu ở đâu
Như bạn biết, ngành Xuất nhập khẩu có rất nhiều vị trí khác nhau, chỉ cần có kiến thức tốt là bạn có thể làm việc bất kỳ vị trí nào như: Chứng từ, hiện trường, mua hàng, nhân viên trong các hãng tàu, sales cước vận tải. Còn nếu bạn có những đặc điểm sau để phù hợp với vị trí của nhân viên chứng từ như:
Nơi làm việc của Nhân viên chứng từ Xuất nhập khẩu
Là một nhân viên xuất nhập khẩu, bạn hiểu hơn ai hết những vị trí làm việc của ngành, những công ty có thể nộp đơn xin ứng tuyển làm việc, đặc biệt với công việc của một nhân viên chứng từ bạn có thể làm việc tại các doanh nghiệp :
- Công ty Forwarder với các dịch vụ giao nhận vải tải Logistics;
- Các hãng vận tải, hãng tàu dịch vụ lớn nhất;
- Các công ty Xuất nhập khẩu.
Đặc thù công việc của một nhân viên Chứng từ
Khi biết được đặc thù công việc, bạn sẽ có cơ hội hoàn thành công việc một cách thành thạo nhất, mang lại hiểu quả cao nhất đồng thời có thể chấp nhận làm việc với tinh thần lạc quan, hài lòng nhất, dù công việc có những khó khăn, mặt trái nhất định.
- Nhân viên chứng từ phải xử lý rất nhiều các công việc, với đặc thù công việc xuất nhập khẩu là giao nhận hàng hóa, xuất hàng hòa đảm bảo cho các bên đối tác, phù hợp với ý khách hàng hay nhập mặt hàng về bán với các cơ sở kinh doanh trong nước nên các chứng từ cần xử lý trong công việc không phải , thêm nữa ngành nghề lại có rất nhiều những công việc, vấn đề có thể xảy ra khiến người làm chứng từ phải giải quyết thông qua các văn kiện.
- Làm nhân viên chứng từ thì không thể thiếu những kỹ năng cần thiết trong các công việc, như khả năng tập trung cao độ tuyệt đối với tư duy logic. Và để hiểu rõ được công việc nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu cần nắm rõ những thông tin về sản phẩm, hàng hóa, nắm rõ những thông tin cần nắm rõ về bản chất công việc mình đang làm với mỗi tình huống vận chuyển hàng hóa khác nhau với những mặt hàng và đối tác khác nhau.
- Để được đánh giá với chất lượng công việc tốt, hoàn thành tốt trách nhiệm của một nhân viên chứng từ, cần đến sự cẩn thận và thái độ tốt, tích cực trong công việc.
- Chủ động sắp xếp và lên kế hoạch cụ thể trong việc hoàn thành công việc, luôn chủ động trong mọi việc, phân biệt rõ ràng giữa việc công và việc tư, bởi lẽ không có ngành nghề nào, vị trí nào áp lực cao , thời hạn làm việc như vị trí của nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu.
Những kỹ năng cần có của nhân viên chứng từ
Với nhiều người cho rằng, nếu không có khả năng ngoại ngữ tốt thì không làm được việc trong ngành Xuất nhập khẩu, nhưng câu trả lời là không, không cần nghe giỏi tiếng anh nhưng bạn có năng lực tốt và làm việc thành công trong ngành nghề. Là một nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu, để hoàn thành tốt công việc , bạn chỉ cần biết cách giao tiếp ngoại ngữ cơ bản, đồng thời biết những mẫu văn bản liên quan về Chứng từ, các mẫu văn bản xảy ra trong quá trình giải quyết vấn đề phát sinh. Nhưng nếu trong ngành nghề thì nói được ngôn ngữ thì vẫn có được cơ hội làm việc tốt hơn đồng thời lại có khả năng thăng tiến cao trong ngành nghề. Người làm việc trong ngành đề nhận định, Nhân viên chứng từ phải luôn đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối vì mọi sai lầm xảy ra đều phải trả giá bằng tiền. Với tính chuẩn mực làm việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ làm việc của các doanh nghiệp , cần chú ý và hoàn thành những chuẩn mực trong công việc, những quyền hạn và trách nhiệm công việc:
-Vị trí Chứng từ Xuất nhập khẩu thì lại không đòi hỏi quá cao về kiến thức chuyên môn bởi lẽ, nhân viên Chứng từ cần thực hiện yêu cầu của các bộ phận khác như bộ phận Sales, bộ phận vận chuyển hàng hóa và thực hiện nhu cầu của khách hàng thông qua các văn bản hàng hóa, những chứng từ để phục vụ thủ tục hành chính và thông Quan.
– Những công việc, trách nhiệm mà nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu cần thực hiện bao gồm, nắm bắt để thực hiện một cách đầy đủ:
+Chủ động liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và xắp xếp theo tiến độ của công việc. Để làm tốt nhiệm vụ này, những nhân viên là Chứng từ Xuất nhập khẩu phải thực hiện làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, Invoice, PO, Packinh list, DO. Rồi cách công việc không tên như các chứng từ liên quan đến hàng hóa, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với các nhóm hàng hóa cần được đặc biệt chú ý đề được các nhân viên Chứng từ Xuất nhập khẩu thực hiện. Với mỗi khách hàng của công ty, Nhân viên Chứng từ đều quan tâm hết mức, hỗ trợ và cung cấp, giải đáp những thắc mắc cần thiết về thời gian vận chuyển hàng hóa, chuyến tàu vận chuyển hàng hóa. Ngoài ra với trách nhiệm này, nhân viên Chứng từ không quên làm house bill, Texlex Relase trong các trường hợp cần thiết, đồng thời mất thời gian chuẩn bị làm các hợp đồng thuê cont, bãi, kiểm soát các chi phí DEM/DET..
- Các hình thức thanh toán được hiểu và nắm bắt rõ để thực hiện đúng chuẩn mực, chuẩn bị các chứng từ cần thiết về L/C, T/T, D/A;
- Với lượng Chứng từ nhiều cần phải giải quyết trong các khoảng thời gian khác nhau với những doanh nghiệp khác nhau, vì thế mà rất cần đến những nhân viên biết cách sắp xếp, lưu trữ phân loại các chứng từ khoa học, xếp lượng khách hàng theo những tiêu chuẩn của doanh nghiệp, luôn nắm rõ tình hình và chuyển rõ những lịch chuyển hàng và giao nhận hàng với những bộ phận liên quan cần nắm bắt thông tin, đồng thời phải giải quyết những vấn đề phát sinh khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe tải, kho bãi… Với những đối tác, hãng xe hợp tác lâu dài, tiếp tục ký kết hợp đồng liên doanh, còn nhân viên Chứng từ nên nhận được báo giá, biết doanh nghiệp để với giá cạnh tranh để thu lợi nhuận lớn nhất cho doanh nghiệp mình.
- Nếu có cơ hội làm việc trong Ngành Xuất nhập khẩu với vị trí là Chứng từ, chắc chắn là lượng thông tin và kiến thức, kinh nghiệm cũng như hiểu biết mà bạn hiểu được giúp bạn có những tiến độ nhanh hơn. Thật may mắn mới có thể có cơ hội được làm việc trong ngành mà được nhiều nhân viên làm việc lâu năm có kinh nghiệm chia sẻ hiểu biết mà bản thân phải tự thân học hỏi, trau dồi qua từng ngày làm việc. Để có được kinh nghiệm làm việc, cân nhắc những khóa học hiệu quả tại trung tâm đào tạo Xuất nhập khẩu thực tế, giúp bạn làm quen và nắm bắt với công việc một cách nhanh chóng, tiến triển nhanh trong công việc. Trung tâm Xuất nhập khẩu Lê Ánh cũng là địa chỉ giúp bạn có được những kiến thức, kinh nghiệm làm việc thực tế hữu ích. Chúc bạn thành công trong công việc Chứng từ Xuất nhập khẩu.
